3 步生成专业会议纪要：AI 让你每周节省 5 小时

在职场中，会议纪要撰写堪称 "时间黑洞"——2 小时会议录音需花 3 小时整理，反复核对发言要点、调整格式，还常因遗漏关键决策被返工。其实，借助 AI 工具能实现从 "逐字听写" 到 "智能提炼" 的跨越，以下是经过 100 + 场会议验证的高效工作流：

一、会前：搭建 AI 助手协作框架

1. 双引擎录音保障

• 主设备：使用讯飞听见官网实时录音功能，开启 "区分说话人" 模式，系统自动标注发言者身份

• 备用设备：手机同步录制，通过 Monica 插件实时转写为文字，双源数据确保内容无遗漏

2. 提示词模板预设
   在 DeepSeek 中创建会议纪要专属模板：

作为资深会议记录专家，请基于以下录音生成会议纪要：
1. 提炼3个核心决策点，用【】标注
2. 整理待办事项清单，标注责任人与截止时间
3. 识别争议点及解决方案
4. 输出格式：分章节带标题，关键数据用表格呈现

3. 知识库关联设置
   将会议主题相关资料（如过往会议纪要、项目文档）上传至 Notion AI，AI 可自动关联历史数据进行对比分析，例如：

• "本次提到的预算方案与 Q2 会议的差异点"

• "当前进度落后于计划的具体环节"

二、会中：用 AI 捕捉关键信息

1. 实时指令交互

• 当讨论陷入僵局时："请分析该争议点的 3 种可能解决方案"

• 遇到专业术语时："解释 ' 敏捷开发迭代周期 ' 的具体含义"

• 关键数据出现时："将刚才提到的销售数据整理成折线图"

2. 多模态内容捕捉

• 白板内容：用手机拍摄后通过畅图 AI 生成思维导图

• 手写笔记：上传至讯飞写作进行 OCR 识别并自动排版

• 语音批注：通过 Monica 插件录制语音指令，AI 自动转化为文字批注

3. 动态验证机制
   每 15 分钟执行一次 "三问核查"：

• 关键决策是否被完整记录？

• 待办事项责任人是否明确？

• 数据呈现是否准确无误？

三、会后：3 分钟完成终稿优化

1. 智能润色四步法

• 第一步：用豆包 AI 去除口语化表达

• 第二步：通过 DeepSeek 生成 "管理层视角摘要"

• 第三步：调用讯飞听见的 "语篇规整" 功能，合并重复内容

• 第四步：在 Beautiful.ai 中自动生成 PPT 汇报框架

2. 多维度质量检测

• 逻辑检查：使用 CRISPE 模型验证结构完整性

• 数据验证：将关键指标与 Notion 知识库中的历史数据对比

• 合规性检查：通过 Monica 插件扫描敏感信息

3. 自动化分发体系

• 基础版：直接通过讯飞听见分享会议纪要链接

• 进阶版：设置 Zapier 自动化流程，自动将纪要发送至相关人员邮箱，并在 Trello 创建待办任务

• 单场会议记录时间从 4 小时缩短至 20 分钟

• 信息遗漏率从 30% 降至 2%

• 决策执行效率提升 40%

• 每月节省约 20 小时可支配时间

避坑指南：3 个让 AI 更可靠的技巧

1. 构建专属提示词库
   将常用指令分类存储，例如：

• 需求类："请生成 3 个产品推广方案"

• 分析类："用 SWOT 模型分析竞品"

• 优化类："将这段文字改为商务风格"

2. 建立人机协作标准

• 简单会议：AI 独立完成纪要，人工抽检 10%

• 重要会议：AI 生成初稿 + 人工深度润色

• 敏感会议：本地部署 AI 工具，禁止数据外传

3. 持续优化 AI 模型

• 定期上传典型会议记录作为训练数据

• 标注 AI 常犯错误类型（如人名识别错误）

• 参与工具官方测试计划，获取最新功能权限